Passos Iniciais na Gestão de Projetos

Professor Julio Cesar Ferreira dos Passos

Definição: o que é projeto.

Até o final dos anos 80, a gestão de projeto não era discutidas entre as empresas pois muitas delas estavam focadas em realizar a produção de itens em suas fábricas. Dos anos 90 pra cá as empesas notaram que a gestão de projetos ou mesmo a gestão de criação de novos produtos ou serviços tinha enorme relevância para geração de resultados positivos em sua estrutura.

Foi assim que nos EUA surgiu o PMI (Project Management Institute) que tem por objetivo disseminar as melhores praticas dentro da gestão de projetos para o mundo e para as empresas trazendo referência positiva para a melhor execução de um projeto.

A partir destas práticas de referência o PMI gerou para o mundo o que conhecemos como o PMBOK (Project Management Bode of Knowledge), ou seja, é um livro que pode ser utilizado como referencia para gerir projetos.

Alem disso o instituto criou o chamado PMP (Project Management Professional) que é um certificado emitido a quem se submete a uma avaliação baseada no PMBook com o intuito de certificar os melhores profissionais em Gestão de Projetos.

Para o PMI, o projeto é o esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou um resultado exclusivo.

Seguindo esta linha de analise o Projeto pode ser direcionado para a criação de um produto, que é algo tangível e palpável, um serviço que se presta ao cliente ou mesmo um resultado para um determinado processo.

O projeto, em geral, é um processo que sai de nossa rotina em muitos casos quando nos perguntamos se estou ou não envolvido em um projeto.

Pressupõe algo novo, que não necessariamente seria uma inovação e que de alguma forma tira a empresa ou organização da rotina comum de processos.

É importante ressaltar que dentro da rotina da empresa alguns colaboradores porem estar participando de um projeto que inove ou melhore processos e atividades. Exemplos: Criação de um novo acionador, motor, comporta para uma maquina, pode ser considerada um projeto para melhoria de um processo.

Para que um projeto possa ser executado, no mínimo, três partes são necessárias. São elas: Recursos, Prazo e Custo.

Recursos: Pessoal, Mão de Obra, Material e Equipamentos. Nenhum projeto pode ser conduzido sem que pessoas estejam envolvidas bem como materiais e equipamentos (PCs, Servidores e etc).

Prazo: Período especifico determinado com inicio, meio e fim que pode ser determinado antes do inicio do Projeto com o tempo para conclusão do mesmo.

Custo: Uma vez que temos pessoas e materiais envolvidos, consequentemente tem-se que desembolsar algum valor para manter o projeto em andamento. Este custo pode ser determinando antes ou depois do projeto contendo ou não orçamento limite para realização do mesmo.

Ciclo de vida de um projeto.

Para se iniciar um projeto teremos a parte prazo ou tempo envolvida no processo, pois um projeto se inicia em uma data e termina em outra data.

O produto ou serviço gerado como resultado de um projeto nada mais é que um conjunto de atividades que somados irá gerar o resultado para os nossos clientes interno ou externos. Ou seja, o produto ou serviço final realizado durante o projeto será o montante de atividades desenvolvidas durante um período de tempo, ou objetivo final do Projeto.

Analisando o projeto ao longo do tempo como um conjunto de atividades, pode-se afirmar que existem fases que a cada final desta é gerado um resultado para que somados gerem o produto final para o cliente.

Segundo o PMBOK, um projeto é um conjunto de atividades que possuem uma, duas, três, quatro ou mais fases ordenados por uma sequência lógica, dependendo da complexidade do produto ou serviço que se objetiva gerar.

Vale ressaltar também que um projeto é de característica dinâmica, podendo ter suas fases diminuídas ou alteradas ao longo do tempo, conforme necessidades de mudanças.

Como referência será utilizado quatro fases no projeto: Fase Inicial ou Concepção, Fase Posterior de Planejamento, Fase de Execução e Fase de Conclusão.

Características das Fases

Considerando as fases de um projeto pode-se elencar as suas características que será discutidas a seguir:

1ª Fase: Concepção: Surgimento da ideia até a aprovação da proposta a partir desta ideia.

• Nesta fase a equipe interna se reúne com o cliente desenvolve as questões em torno das possíveis soluções para o problema encontrado. Estas soluções são discutidas internamente com a equipe e depois levada até o cliente para aprovação do cliente. Uma discussão é executada durante a apresentação da proposta ao cliente e a partir disso pode-se ter aprovação ou não da solução junto ao cliente. Caso não seja aprovada, pode-se retornar a empresa para realizar ajustes de maneira a atender a demanda do cliente. Se for aprovado naturalmente caminha-se para um novo projeto.

2ª Fase: Planejamento: estruturação e viabilização operacional do projeto.

• Nesta fase serão planejadas as atividades para operacionalização do projeto durante um período de tempo envolvendo as partes necessárias do mesmo que são Recursos (Mão de Obra, Equipamentos e etc), Prazo (o tempo envolvido e negociado com o cliente e Custos (orçamentos e gastos) para realização do projeto junto ao cliente de maneira a gerar o produto ou serviço final. Nesta fase também serão aplicadas ferramentas com o objetivo de se desenvolver um bom plano para a realização do projeto junto ao cliente.

3ª Fase: Execução: realização do plano gerado.

• Nesta fase serão executados e implementados os planos elaborados na fase anterior onde haverá um cronograma, uma distribuição de recursos e assim sendo teremos a execução do plano segundo planejado.

4ª Fase: Conclusão: término do projeto.

• Nesta fase não significa simplesmente entregar o produto ou serviço ao cliente, mas também fazer com que todas as atividades se encerrem, todos os produtos e serviços ao longo do projeto sejam finalizados, os recursos realocados, os contratos, que por ventura existam, possam ser finalizados e finalmente realizar o término do projeto.

Atividades nas fases de um projeto.

Dentro de cada fase podemos elencar um conjunto de atividades mostradas a seguir.

1ª Fase: Concepção:

Atividades:

• Identificação de Necessidades ou Oportunidades: exemplos de oportunidades e ajustes em projetos passados tais como os recalls da industria automobilística.
• Tradução destas Necessidades ou Oportunidades em um Problema: nesta atividade a equipe vai traduzir e determinar qual a real necessidade do projeto junto ao cliente. Determinar quais são as dificuldades, o que esta envolvido no desenvolvimento deste projeto, que resultado efetivo o cliente quer para que na próxima atividade possa ter equacionamento do problema.
• Equacionamento e definição do problema: atividade de definição de um horizonte onde se possa trabalhar e determinar da melhor forma possível quais os recursos e andamento do projeto.
• Determinação dos Objetivos e Metas a serem Alcançados: uma vez determinado o problema a próxima atividade a ser desenvolvida será a definição dos objetivos e metas do projeto. Nesta parte do projeto esta sendo determinada o Escopo do Projeto A partir desta atividade serão gerados os cronogramas e recursos a serem utilizados durante o projeto.
• Analise do Ambiente do Problema: o que levou ao surgimento deste problema. Analise das causas para evitar um novo problema. Se foi uma oportunidade ou mesmo um problema novo. Qual a situação da empresa como um todo. O que envolve este projeto em termos de desenvolvimento junto ao nosso corpo de pessoal, recursos da empresa e etc.
• Analise das Potencialidades ou Recursos Disponíveis: Atividade de Poder observar dentro do conjunto de recursos, principalmente humanos, o que é possível realizar e desenvolver com o projeto além do dia a dia dos profissionais. No caso de um novo projeto para a empresa, pode-se analisar se existe ou não Know How (competência) para o desenvolvimento do Projeto. E no caso da necessidade de equipamentos, se os mesmos estão disponíveis para uso no projeto.
• Avaliação da Viabilidade de Conclusão dos Projetos: analise para verificação se há condições ou não para realização do Projeto. Viabilidade de concluir o projeto de acordo com o Objetivo. Envolvendo o Escopo do Projeto de acordo com o objetivo que foi determinado.
• Estimativa dos Recursos Necessários: estes recursos serão utilizados como complemento de equipamentos que por ventura não se tem dentro da estrutura da empresa.
• Elaboração da Proposta do Projeto: documento que será efetivamente apresentado ao cliente, contendo todas as informações para realização do projeto.
• Apresentação da Proposta e venda da ideia: coloca-se junto ao cliente para a venda do que se planeja conseguir com este projeto ou a melhor solução que ele pode ter, elencando Recursos, Prazos e Custos para o cliente.
• Avaliação e Seleção com Base na proposta submetida:o cliente realiza a analise para verificar se é realmente o que precisa para a melhorar ou eliminação do problema.
• Decisão quanto a execução do projeto: Aprovação ou não do cliente para ir ou não em frente com o projeto apresentado.

Ao final desta parte de concepção o cliente possui as informações de que necessita para saber se o projeto vai ou não atender as demandas necessárias.

2ª Fase: Planejamento:

Atividades:

• Detalhamento das metas e objetivos a serem alcançados, com base na proposta aprovada: a primeira atividade a ser realizada detalhando as metas e objetivos. Neste momento, será realizada a interpretação clara do que o cliente necessita, o objetivo e o "norte" do projeto e "como" o cliente necessita que este projeto seja executado. Quais valores o cliente julga necessários para que a meta e o objetivo seja cumprido. O que se poderá medir para que o balizamento do projeto seja satisfatório.
• Definição do Gerente do Projeto: Este profissional poderá surgir para que realize a condução do Projeto.
• Detalhamento das Atividades e Estruturação Analítica do Projeto:Um dos pontos principais no que diz respeito a Gestão de Projetos, principalmente nos seus desdobramentos com relação a cronograma, recursos e custos envolvendo o detalhamento das atividades e estruturação analítica do Projeto. Baseado nos objetivos e metas do projeto realizando a interpretação dos objetivos e metas e a partir da estruturação analítica em que se terá cada atividade especificada para a sua execução.
• Programação das Atividades no Tempo Disponível ou Necessário: alocação das atividades no tempo e prazo definidos de maneira a chegar no objetivos e metas dos clientes.Estabelecimento de cronograma final das atividades do projeto.
• Analise dos Riscos do Projeto: analise dos riscos do projeto durante a sua execução.
• Determinação dos Resultados Tangíveis (marcos ou "milestones") a serem alcançados durante a execução do projeto:São pontos como o próprio nome sugere que se tem ao longo do processo em que se há a oportunidade de se realizar o controle efetivo do que esta em execução.
• Programação da utilização e aprovisionamento dos Recursos Humanos e Materiais necessários ao Gerenciamento e a execução do projeto; Prever o uso de RH e Materiais durante a execução do Projeto.
• Delineamento dos Procedimentos de Acompanhamento e Controle a Serem utilizados na implantação do Projeto: Elaboração de processos e procedimentos para acompanhar e controlar as atividades a serem realizadas em todo o projeto.
• Estabelecimento de Estrutura Orgânica formal a ser utilizada para o Projeto: Estrutura de organizacional hierárquica ou mais flexível e inovadora.
• Estruturação do Sistema de Comunicação e de Decisão a ser Adotado:Como as pessoas serão comunicadas sobre todo o andamento do projeto e caso haja a necessidade de re alinhamento ou nivelamento das atividades de onde parte e qual o caminho deverá ser executado.
• Designação e Comprometimento dos Técnicos que Participarão do Projeto: estruturação da equipe que fará parte do projeto.
• Treinamento dos Envolvidos com o projeto: Treinamento da equipe nos processos e atividades do projeto a ser desenvolvido.

Com a estruturação de todas estas atividades é gerado o Plano de Execução para dar andamento ao Projeto.

3ª Fase: Execução:

Atividades:

• Ativar a Comunicação entre os Membros da Equipe do Projeto: neste passo do processo será realizada a ativação de todas as atividades planejadas no Projeto contendo datas de inicio, meio e fim bem como passar a informação a todos os envolvidos no trabalho.
• Executar as etapas previstas e programadas:  nesta etapa serão executadas as atividades que foram programadas no planejamento.
• Utilizar recursos humanos e materiais, sempre que possível, dentro do que foi programado (quantidades e períodos de utilização): aplicação dos recursos planejados e RH dentro dos períodos planejados.
• Efetuar reprogramações no projeto segundo seu Status quo e adotando os planos e programas iniciais como diretrizes, eventualmente, mutáveis: Caso ocorram contingências serão realizadas reprogramações das atividades de maneira que as mesmas ocorram dentro planejado e a entrega seja realizado no prazo inicialmente acordado.
• Gerenciar o clima e os relacionamentos no time do projeto: atribuição do Gestor do Projeto para que o time desenvolva as atividades em clima saudável e produtivo. Neste passo estão relacionadas atividades de Gestão de Pessoas e Equipes.

4ª Fase: Conclusão:

Atividades:

• Aceleração das atividades que, eventualmente, não tenham sido concluídas: como todas as tarefas e plano de atividades possuem problemas ou imprevistos, a aceleração de atividades deve ser realizada para que o prazo de entrega seja respeitado junto ao cliente.
• Realocação dos Recursos Humanos do Projeto para outras atividades ou projetos: os recursos humanos são retornados aos setores e departamentos de origem ou se forem externos retornam as suas respectivas empresas.
• Elaboração da Memória técnica do Projeto: atividade que prepara uma base para futuros projetos, ou seja, utiliza-se as informações do projeto finalizado como boas praticas para novos e futuros projetos.
• Elaboração de Relatórios e Transferências dos Resultados Finais do Projeto: ao final das atividades do projeto entregue ao cliente, realizado o reporte de todas as informações e dados do mesmo aos clientes (Prazos, Orçamentos, Contingências e etc).
• Emissão de Avaliações Globais sobre o desempenho da equipe do Projeto e os Resultados alcançados: divulgação do resultados com relação a equipe e desempenho de todos os envolvidos nas atividades do projeto.
• Planejar um acompanhamento ex-post (após o término do projeto): Atividade de acompanhamento da operação ou serviço, desempenho do produto após o término do projeto de maneira a garantir que a qualidade esteja assegurada.

Gestões: padrão PMI.

São gestões de referências presentes dentro do PMBOK gerados pelo PMI que são disseminados no mundo todo como orientação para as empresas.

Gerenciamento de Integração do Projeto: Fazer com que as atividades, áreas e setores dentro do projeto se relacionem de maneira orgânica e saudável bem como as pessoas que participam do Projeto conforme o planejado.

Gerenciamento do Escopo do Projeto: Gerenciar os objetivos, foco e metas do projeto de maneira a atender a demanda do cliente quanto a sua necessidade exposta.

Gerenciamento do Tempo do Projeto: Gestão do tempo, cronograma e prazos para entrega ao cliente realizando todas as atividades planejadas.

Gerenciamento dos Custos do Projeto: Gestão do orçamento, gastos e custos dentro do projeto, obedecendo muitas vezes ao que o cliente estipula para realizar as tarefas.

Gerenciamento da Qualidade do Projeto: Gestão da qualidade dos produtos e serviços gerados e também a execução do projeto com qualidade.

Gerenciamento dos Recursos Humanos do Projeto: Gestão de pessoas e equipes no projeto.

Gerenciamento das Comunicações do Projeto: Gestão de informações, e-mails e como será realizada a comunicação durante as atividades do projeto.

Gerenciamento de Riscos do Projeto: gerenciar o que é de bom para reforçar e realizar a previsão de pequenos riscos que porem ocorrer durante o projeto.

Gerenciamento das Aquisições do Projeto: Itens e recursos adquiridos durante a execução do projeto para entrega dos prometido ao cliente.

Processos para o planejamento e controle do escopo do projeto.

Este é o inicio do Projeto e possui um desdobramento muito abrangente fato que merece muita dedicação de todos da equipe.

Se realizar o foco na necessidade do qual um projeto irá apresentar, pois isso gerará a prioridade de atividades do projeto.

As necessidade podem ter diversas origens para realização de um novo projeto: Problemas, Uma encomenda, Uma necessidade de terceiros que procuram por um novo projeto, oportunidades que podem ser utilizadas.

Ficando claras as necessidade ou demandas para a realização do projeto o mesmo possui Justificativas necessárias para a seguir ou não com o novo Projeto. A partir destas justificativas será realizada ou não o Projeto.

Esta justificativa estabelecida para a realização do Projeto nos apresenta o que de fato será entregue ao cliente isso gera a importância da Gestão do Escopo e Controle do Projeto.

Aspectos a serem muito bem estabelecidos no Escopo do Projeto: Objetivo e o Produto que não obrigatoriamente estão vinculados e pode-se dizer também que são diferentes.

Vejamos as diferenças:O Objetivo concede a diretriz, o foco a direção para o que é importante e para o resultado almejado para o Projeto.
Produto é a materialização do Resultado exposto no objetivo do Escopo do Projeto.

O objetivo central pode ser dividido em objetivos intermediários que somados  levará ao resultado almejado no projeto.

Declaração do Escopo e o Detalhamento do Escopo.

Declaração do Escopo é um enunciado sucinto daquilo que se pretende entregar para o cliente.Neste item também é evidenciado o que não se pretende entregar ao cliente e recebe peso tão importante quanto o que se pretende entregar. Fechamento do foco do projeto.

Detalhamento do Escopo é a relação dos entregáveis do projeto que são partes do produto final ou serviço final que se consegue entregar ao longo do tempo do projeto.
Para se realizar este processo é utilizado a Estrutura Analítica do Projeto ou EAP (Work Breakdown Structure em inglês - WBS). A partir desta metologia é possível realizar um controle efetivo e eficiente do Projeto.
Dentro do detalhamento é necessário tratar com os Stakeholders que são as pessoas mais interessadas e envolvidas no projeto e que buscam os objetivos.

Uma vez que temos o Escopo do Projeto tem-se que realizar o seu planejamento e o controle do mesmo. Para isso verificaremos se os objetivos estão sendo atingidos ao longo tempo até a entrega do produto ou serviço final.

Exercícios de Fixação Resolvidos

Questão 1: Afim de podermos manter maior controle de um projeto devemos:
Resposta: Dividir o Projeto em Fases.

Questão 2: Considerando-se as fases de um projeto, aquela em que se deve identificar e estabelecer os resultados esperados é:
Resposta: Fase de Concepção.

Questão 3: A EAP - Estrutura Analítica de Projeto, por meio de sua representação gráfica - é uma ferramenta de grande aplicação na gestão de Projetos. Como justificativa, temos que:
Resposta: Permite ao gerente envolver todos os participantes e compartilhar as informações necessárias.

Questão 4: Na gestão da integração em um projeto, a partir do PCIA - Plano de Controle Integrado de Alterações...
Resposta: obtemos a indicação de mudanças nos componentes de um projeto, o mais antecipadamente possível.

Questão 5: Dentre as informações detalhadas que um gestor necessita para o perfeito entendimento das necessidades do cliente, aquela que traduz a efetiva entrega do projeto, junto ao cliente é a constituída:
Resposta: pelas medidas de sucesso.

Questão 6: Como entregáveis em um projeto, podemos indicar...
Resposta: um produto final, fisicamente, palpável, uma mudança em um processo ou a criação de um procedimento interno.

Questão 7: Pela Analise da curva apresentada para o "ciclo de vida de um projeto", podemos afirmar:

Figura 1: As fases de um Projeto: Fonte: Valeriano (2001).

Resposta: Pela sua intensidade, necessitamos de mais recursos aplicados durante a fase de Execução. Vale ressaltar também que a fase de iniciação (concepção) apresenta pouca interação com as fases de Planejamento e Execução.

Questão 8: O quadro representativo das atividades presentes nas fases de um projeto, referente às suas gestões necessárias, aponta para:

Figura 2: Distribuição dos processos das gestões pelas fases do projeto. Fonte: Valeriano (2001).

Resposta: Presença nas quatro fases de ações relativas aos recursos e às Comunicações.

Questão 9: Com relação as gestões preconizadas pelo PMI, e elencadas em nossa fonte de consulta, temos:
Resposta: A Gestão da Qualidade e Ambiental devem garantir ao produto o atendimento a requisitos duradouro de sua vida útil.

Questão 10: Analisando a gestão da integração de um projeto podemos afirmar que:
Resposta: Visa balancear os efeitos das ações gerenciais e daquelas relativas ao produto.

Questão 11: Ao definirmos o Escopo do Projeto, buscamos:
Resposta: Definir o que o produto final oferecerá, bem como o trabalho realizar.

Questão 12: O Processo de "Planejamento do Escopo", no que tange aos Resultados e Atividades empregados, apresenta:
Resposta: a analise de possibilidades presentes no processo de definição do escopo.

Referências Bibliográficas
VALERIANO, Dalton L. Gerenciamento estratégico e administração por projetos. São Paulo: Makron Books, 2001.

a)    - Definição: o que é projeto.

Valeriano (2001): item 1.2.3

b)    - Ciclo de vida de um projeto.

Valeriano (2001): item 4.1.7

1.3 - Atividades nas fases de um projeto.

Valeriano (2001): item 5.4

c)    - Gestões: padrão PMI.

Valeriano (2001): item 5.3

1.5 - Processos para o planejamento e controle do escopo do projeto.

Valeriano (2001): capítulo 7