Gestão de Recursos
Professor Julio Cesar Ferreira dos Passos
Professor Julio Cesar Ferreira dos Passos
Refere-se a primeira etapa na gestão de projetos no que diz respeito ao orçamento. Atividade dentro da gestão de projetos que assume um alto nível de importância para que o projeto executado alcance seus objetivos frente ao cliente atendido, seja ele interno ou externo levando em consideração os custos estabelecidos bem como os prazos previstos.
É responsabilidade desta gestão o levantamento de todos os recursos necessários para realização do projeto e entrega do produto projetado ao final das operações. Podemos destacar:
- Pessoal (Mão de Obra) - Internos e Externos;
- Material de Consumo
- Equipamentos;
- Documentos;
- Peças;
- Softwares e Etc;
- Serviços de Terceiros.
Outras gestões dentro da gestão de projetos dependem das atividades da Gestão de Recursos tais como pessoal e materiais. Estes quando mal dimensionados podem acarretar em elevação dos custos dos projetos, atraso na entrega do produto final e insatisfação dos clientes solicitantes do projeto.
Fases do Projeto
Como já sabemos, um projeto se divide em fases que são o somatório das atividades que são estabelecidas por um determinado período e cujo o resultado é interesse que se busca atingir. Para estas fases são possíveis utilizar algumas ferramentas tanto para estabelece-las quanto para utilizar as informações para termos um plano mais efetivo do projeto.
Estrutura Analítica do Projeto (EAP) ou Work Breakdown Structure (WBS)
Fases do Projeto
Como já sabemos, um projeto se divide em fases que são o somatório das atividades que são estabelecidas por um determinado período e cujo o resultado é interesse que se busca atingir. Para estas fases são possíveis utilizar algumas ferramentas tanto para estabelece-las quanto para utilizar as informações para termos um plano mais efetivo do projeto.
Estrutura Analítica do Projeto (EAP) ou Work Breakdown Structure (WBS)
Trata-se de uma representação gráfica do que se vai executar durante o projeto, conforme mostra a figura abaixo:
Observando a estrutura analitica de projetos (EAP) mostrado na figura 1, pode-se verificar que existem diversos níveis de atividades e processos.
O Nível 0, que ilustra o objetivo final do projeto, nesta caso a construção de uma casa. O nível 1 que são as áreas de competência responsáveis pelo desencadear das principais atividades do projeto, neste caso Engenharia Civil e Legislação. São somatórios de conhecimentos básicos para atingir o resultado final de um projeto. Compondo cada uma destas áreas tem-se os componentes, ao lado da Civil tem-se acabamento e alvenaria.
No nível mais básico temos os pacotes de trabalho ou atividade a serem executadas para que o projeto seja entregue aos clientes.
De acordo com o PMI através do PMBok, a concentração da gestão esta focada nos recursos humanos, porem neste estudo os recursos serão tratados de uma forma geral (Equipamento, RH, Materiais, Serviços e etc.).
Agora tem-se uma estrutura que irá orientar o projeto por meio de uma rede. Esta rede é o que gera e trás para os gestores o andamento do projeto no desenvolvimento. Assim a EAP é a base para o cronograma do Projeto ligado a recursos que gerarão os custos deste projeto.
Sendo assim é necessário transformar esta estrutura no que se chama de diagrama ou tabela de precedência. Esta tabela de precedência traduz a EAP numa rede que inter relaciona as atividades umas com as outras (atividade 1. precede a atividade numero 2 e assim por diante).
A figura 2 ilustra uma tabela de precedência típica de um projeto:
Na figura 2, é mostrado dados estruturados em uma tabela de precedências traduzida de uma estrutura analítica de projetos, onde são mostradas a sequencia das Atividades na primeira coluna (1, 2, 3 e 4) ou ID bem como a descrição detalhada de cada atividade a ser realizada no Projeto. Na terceira coluna é mostrado a duração de cada atividade que geralmente é mostrada em Dias ou Horas.
Por ultimo, a coluna chamada Atividade Precedente, indica quais atividades precedem uma a outra. Ou seja, a Atividade 1 não possui atividade precedente, pois é a primeira atividade a ser realizada no projeto. Já no caso da atividade 2 indica que é precedida da atividade 1, a atividade 3 é precedida pela atividade 2 e a atividade 4 é precedida pela atividade 3.
É importante ressaltar que as atividades tendo precedentes pode ser realizada somente com a finalização da atividade precedente. Pois a atividade posterior depende da realização da atividade precedente.
De posse destas duas ferramentas (EAP e Tabela de Precedências) é possível realizar a estruturação de ferramentas de cronograma e uso de recursos durante o desenvolvimento do projeto.
Para o desenvolvimento da ferramenta Gráfico de Gantt é interessante que se realize a instalação do Software chamado Project Libre encontrado no link: http://www.projectlibre.com/ gratuitamente.
Este software possui muita semelhança com o Microsoft Project e pode ser facilmente operacionalizado bem como baixado de maneira gratuita no site indicado. A figura 3 ilustra o Software em funcionamento demonstrando a tabela de precedência.
No programa e mostrado tanto a tabela de precedencia como o grafico de Gantt que relaciona as atividades de uma forma grafica sobre a duração de cada atividade.
PERT - Program Evaluation and Review Technique
Utilizado pela marinha americana durante o desenvolvimento do submarino nuclear chamado Polaris durante a gerra fria nos anos de 1940 esta técnica de acompanhamento de projetos ganhou destaque no gerenciamento de projetos, pois concedia informações precisas sobre o andamento das atividades dentro dos projetos. Assim, dada a dificuldade em se gerenciar muitos fornecedores e as atividades a marinha americana criou PERT para o gerenciamento do seus projetos que traduzindo seria uma técnica de Avaliação e Revisão de Projetos permitindo o calculo e representação.
CPM - Critical Path Method
Em tempos similares de desenvolvimento, a Dupon, industria química desenvolveu na Europa o que se conhece hoje como técnica CPM para gerenciamento de seus projetos. Traduzindo-se significa o Método do Caminho crítico. Tanto a técnica PERT ou CPM aproximam-se muito em termos de resultados onde se consegue realizar, visualmente, um planejamento e determinar por meio dos cálculos quais serão as durações e com isso obter a duração total do projeto.
Concluindo, nos dias de hoje nas empresas, encontramos o que se chama de tecnologia PERT-CPM aplicadas a projetos onde ambas as técnicas, PERT e CPM, se complementam para realização do gerenciamento.
Realizando Cálculos PERT-CPM
Para realização dos cálculos do PERT-CPM, é pertinente realizar uma analise e identificação das variáveis a serem calculadas no processo. Na figura 4 abaixo são identificadas estas variáveis, as quais serão descritas no próximo paragrafo.
De acordo com a figura 4, tem-se as descrições de cada sigla mostradas:
ID: Identificação da Atividade: Neste campo inserimos o numero relativo a atividade a qual desejamos realizar os cálculos.
DUR: Duração: Duração da Atividade: que deverá ser padrão para todos os elementos que comporão o nosso diagrama (diagrama de blocos). Para compor se fará o encadeamento de diagrama a diagrama de acordo com as informações que estão na tabela de precedências. Neste caso tem-se 4 atividades e no cálculo se fará cálculo para 2 atividades (3 e 4). Existe a necessidade de se encontrar a PDI.
PDI: Primeira Data de Inicio: Inicio mais cedo. Primeira data que a atividade programada como se gostaria que fosse vai iniciar o seu processo. Mais cedo.
PDT: Primeira Data de Término: Término mais cedo: a data de término ideal de determinada atividade. Esta data referencia-se a primeira data de inicio pelo uso da duração. Temos que somar a primeira data de inicio a duração e o resultado será a primeira data de término.
UDI: Ultima Data de Inicio: Inicio mais tarde: esta é a data limite de inicio desta atividade uma vez que ela vem a ser executada empregando a duração que foi estimada. Logo se ultrapassar esta data de inicio o projeto pode atrasar.
UDT: Ultima Data de Término: Término mais tarde:data limite também, por isso última, de término desta atividade. Da mesma forma uma vez ultrapassado o projeto poderá atrasar.
FL: Folga Livre.:é uma folga inerente a própria atividade, ou seja, se analisado a atividade numero 3 e permite flutuar no tempo antes de iniciar a atividade 4 (entre a primeira data de termino da atividade 3 e a primeira data de inicio da atividade 4) existe espaço para que se possa terminar depois do que esta colocado, temos o que se chama de folga livre.
FT: Folga Total.: a folga total já analise qual a possibilidade que se tem entre a primeira data de inicio e a ultima data de inicio em termos de flutuação da atividade, ou seja, pode-se ou não atrasar o inicio.
Se ambas as folgas forem iguais a 0 (zero) significa que a atividade é crítica.
Formulação dos Calculos:
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| Figura 1: EAP Construção de uma Casa. Fonte: Santos (2014). |
O Nível 0, que ilustra o objetivo final do projeto, nesta caso a construção de uma casa. O nível 1 que são as áreas de competência responsáveis pelo desencadear das principais atividades do projeto, neste caso Engenharia Civil e Legislação. São somatórios de conhecimentos básicos para atingir o resultado final de um projeto. Compondo cada uma destas áreas tem-se os componentes, ao lado da Civil tem-se acabamento e alvenaria.
No nível mais básico temos os pacotes de trabalho ou atividade a serem executadas para que o projeto seja entregue aos clientes.
De acordo com o PMI através do PMBok, a concentração da gestão esta focada nos recursos humanos, porem neste estudo os recursos serão tratados de uma forma geral (Equipamento, RH, Materiais, Serviços e etc.).
Agora tem-se uma estrutura que irá orientar o projeto por meio de uma rede. Esta rede é o que gera e trás para os gestores o andamento do projeto no desenvolvimento. Assim a EAP é a base para o cronograma do Projeto ligado a recursos que gerarão os custos deste projeto.
Sendo assim é necessário transformar esta estrutura no que se chama de diagrama ou tabela de precedência. Esta tabela de precedência traduz a EAP numa rede que inter relaciona as atividades umas com as outras (atividade 1. precede a atividade numero 2 e assim por diante).
A figura 2 ilustra uma tabela de precedência típica de um projeto:
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| Figura 2: Tabela de Precedências. Fonte: Santos(2014) |
Na figura 2, é mostrado dados estruturados em uma tabela de precedências traduzida de uma estrutura analítica de projetos, onde são mostradas a sequencia das Atividades na primeira coluna (1, 2, 3 e 4) ou ID bem como a descrição detalhada de cada atividade a ser realizada no Projeto. Na terceira coluna é mostrado a duração de cada atividade que geralmente é mostrada em Dias ou Horas.
Por ultimo, a coluna chamada Atividade Precedente, indica quais atividades precedem uma a outra. Ou seja, a Atividade 1 não possui atividade precedente, pois é a primeira atividade a ser realizada no projeto. Já no caso da atividade 2 indica que é precedida da atividade 1, a atividade 3 é precedida pela atividade 2 e a atividade 4 é precedida pela atividade 3.
É importante ressaltar que as atividades tendo precedentes pode ser realizada somente com a finalização da atividade precedente. Pois a atividade posterior depende da realização da atividade precedente.
De posse destas duas ferramentas (EAP e Tabela de Precedências) é possível realizar a estruturação de ferramentas de cronograma e uso de recursos durante o desenvolvimento do projeto.
Para o desenvolvimento da ferramenta Gráfico de Gantt é interessante que se realize a instalação do Software chamado Project Libre encontrado no link: http://www.projectlibre.com/ gratuitamente.
Este software possui muita semelhança com o Microsoft Project e pode ser facilmente operacionalizado bem como baixado de maneira gratuita no site indicado. A figura 3 ilustra o Software em funcionamento demonstrando a tabela de precedência.
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| Figura 3: Project Libre. Fonte: Santos (2014). |
No programa e mostrado tanto a tabela de precedencia como o grafico de Gantt que relaciona as atividades de uma forma grafica sobre a duração de cada atividade.
PERT - Program Evaluation and Review Technique
Utilizado pela marinha americana durante o desenvolvimento do submarino nuclear chamado Polaris durante a gerra fria nos anos de 1940 esta técnica de acompanhamento de projetos ganhou destaque no gerenciamento de projetos, pois concedia informações precisas sobre o andamento das atividades dentro dos projetos. Assim, dada a dificuldade em se gerenciar muitos fornecedores e as atividades a marinha americana criou PERT para o gerenciamento do seus projetos que traduzindo seria uma técnica de Avaliação e Revisão de Projetos permitindo o calculo e representação.
CPM - Critical Path Method
Em tempos similares de desenvolvimento, a Dupon, industria química desenvolveu na Europa o que se conhece hoje como técnica CPM para gerenciamento de seus projetos. Traduzindo-se significa o Método do Caminho crítico. Tanto a técnica PERT ou CPM aproximam-se muito em termos de resultados onde se consegue realizar, visualmente, um planejamento e determinar por meio dos cálculos quais serão as durações e com isso obter a duração total do projeto.
Concluindo, nos dias de hoje nas empresas, encontramos o que se chama de tecnologia PERT-CPM aplicadas a projetos onde ambas as técnicas, PERT e CPM, se complementam para realização do gerenciamento.
Realizando Cálculos PERT-CPM
Para realização dos cálculos do PERT-CPM, é pertinente realizar uma analise e identificação das variáveis a serem calculadas no processo. Na figura 4 abaixo são identificadas estas variáveis, as quais serão descritas no próximo paragrafo.
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| Figura 4:Bloco de Dados a serem Trabalhados. Identificação das Variáveis de Calculo. Fonte: Santos (2014) |
ID: Identificação da Atividade: Neste campo inserimos o numero relativo a atividade a qual desejamos realizar os cálculos.
DUR: Duração: Duração da Atividade: que deverá ser padrão para todos os elementos que comporão o nosso diagrama (diagrama de blocos). Para compor se fará o encadeamento de diagrama a diagrama de acordo com as informações que estão na tabela de precedências. Neste caso tem-se 4 atividades e no cálculo se fará cálculo para 2 atividades (3 e 4). Existe a necessidade de se encontrar a PDI.
PDI: Primeira Data de Inicio: Inicio mais cedo. Primeira data que a atividade programada como se gostaria que fosse vai iniciar o seu processo. Mais cedo.
PDT: Primeira Data de Término: Término mais cedo: a data de término ideal de determinada atividade. Esta data referencia-se a primeira data de inicio pelo uso da duração. Temos que somar a primeira data de inicio a duração e o resultado será a primeira data de término.
UDI: Ultima Data de Inicio: Inicio mais tarde: esta é a data limite de inicio desta atividade uma vez que ela vem a ser executada empregando a duração que foi estimada. Logo se ultrapassar esta data de inicio o projeto pode atrasar.
UDT: Ultima Data de Término: Término mais tarde:data limite também, por isso última, de término desta atividade. Da mesma forma uma vez ultrapassado o projeto poderá atrasar.
FL: Folga Livre.:é uma folga inerente a própria atividade, ou seja, se analisado a atividade numero 3 e permite flutuar no tempo antes de iniciar a atividade 4 (entre a primeira data de termino da atividade 3 e a primeira data de inicio da atividade 4) existe espaço para que se possa terminar depois do que esta colocado, temos o que se chama de folga livre.
FT: Folga Total.: a folga total já analise qual a possibilidade que se tem entre a primeira data de inicio e a ultima data de inicio em termos de flutuação da atividade, ou seja, pode-se ou não atrasar o inicio.
Se ambas as folgas forem iguais a 0 (zero) significa que a atividade é crítica.
Formulação dos Calculos:
PDI = PDT ant max + 1
Exemplo: PDI = Atividade Anterior Terminada em 7 + 1 = Inicio em 8.
PDT = PDI + Dur - 1
Exemplo: PDT = PDI de 8 + Duração de 3 - 1 = inicio em 10
UDT = UDI post min - 1
Exemplo: UDT = UDI post min - 1 = inicio em __
UDI = UDT - Dur + 1
Exemplo: UDI = UDT -Dur + 1 = inicio em __
FL = PDI post min - PDT - 1FT = UDI - PDI ou UDT - PDI
Veja um exemplo conforme dados da tabela 1:
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| Tabela 1: Dados do calculo PERT-CPM. Fonte: Santos (2014). |
PDT(2) = 2 + 6 - 1 = 7
PDI(4) = 7+1 = 8
PDT(4) = 8 + 1 - 1 = 7
UDT(4) = 8 (ultima)
UDI(4) = 8 - 1 + 1
UDT(3) = 8 - 1
UDI(3) = 7 - 6 + 1
FL(3) = 8 - 7 - 1
FT(4) = 8 - 8Caminho Crítico
É simplesmente o somatório de todas as atividades críticas ao longo do processo e que ao final nos concede uma duração máxima que o projeto pode ter. Assim o foco do gestor de projetos é controlar o desenvolvimento destas atividades sem que extrapole o tempo necessário de execução.
Gráfico de Gantt.
Uma ferramenta muito útil que se pode aplicar a gestão de tempo nos projetos é o chamado gráfico de GANTT conforme mostrado na figura 5 na tela do Project Libre abaixo:
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| Figura 5: Grafico de Gantt no Project Libre. Fonte: Santos (2014). |
O grafico de Gantt dispoe de barras horizontais que ilustra a duração de cada atividade dentro de um projeto, bem como seu inicio e fim demonstrando ao final setas que ligam as atividades.
Dentro da Gestão de Recursos temos os seguintes processos.
- Planejamento dos Recursos.
- Recebimento e Distribuição dos Recursos.
- Controle dos Recursos.
- Desmobilização
Vejamos cada uma destas partes detalhadamente:
- Planejamento dos Recursos:
- Entradas:
- Estrutura de Decomposição do Trabalho(EDT): Organograma do Projeto ou forma de apresentação do projeto em partes, tal como uma arvore invertida, do trabalho para obtenção de um produto.
- Declaração do Escopo: é um resumo documentado das partes capitais do projeto e de suas esperadas consequências, de forma a permitir uma compreensão do que se pretende fazer e com que finalidade. Deve conter as bases para futura decisão, especialmente a aprovação formal do projeto, após a compreensão e avaliação geral das partes interessadas. Parte que incluem a Declaração de Escopo: Justificativa do Projeto, Descrição do Produto, Principais Itens do Produto, Dados Quantificados, e Metodologia a empregar.
- Dados Históricos: são aquelas informações adquiridas de experiências passadas e servem como base e aprendizado para a equipe na condução de novos projetos.
- Descrição dos Recursos Disponíveis: documento que relaciona os recursos disponíveis na organização para uso no projeto.
- Políticas organizacionais: documentos necessários de vários processos, tais como qualidade, ambiental, métodos e critérios de seleção de projetos, contratação de pessoal, compras e etc. Os procedimentos podem ser formais ou documentados ou informais e consagrados pelo uso, em geral coexistindo os dois tipos em uma mesma organização e que se complementam.
- Recursos e Atividades:
- Habilidades e Conhecimentos: considerados os mais importantes recursos presentes nos envolvidos nos projetos e processos tais como clientes (através de suas necessidades), fornecedores (vivência com outros clientes de mercado) e especialistas do projeto quanto ao produto, trabalho em equipe e gerenciamento.
- Opinião de Especialistas: Devem ser consideradas na gestão de recursos as valiosas analises e opiniões de especialistas pois os mesmos possuem a bagagem e experiência de mercado para somar ao projeto.
- Saídas:
- Recursos Necessários e Requisitos:são requisitos necessários de qualificação dos insumos para obtenção da organização para assim realizar o projeto em questão.
- Plano de Gestão dos Recursos:definição de época para entrada dos recursos ao longo do projeto, define seus usuários e destinatários bem como sua guarda e possível devolução dos recursos caso não tenham sido utilizados.
- Recebimento e Distribuição dos Recursos:
- Entradas
- Recursos Necessários e Requisitos:são requisitos necessários de qualificação dos insumos para obtenção da organização para assim realizar o projeto em questão.
- Plano de Gestão dos Recursos:definição de época para entrada dos recursos ao longo do projeto, define seus usuários e destinatários bem como sua guarda e possível devolução dos recursos caso não tenham sido utilizados.
- Recursos e Atividades
- Negociações, Contratações e Politicas Organizacionais: são atividades de negociação, contratação realizadas pela área de suprimento da organização levando em consideração as politicas organizacionais da empresa.
- Saídas
- Recebimento dos Recursos, Distribuição dos Recursos, Matriz de Responsáveis e Tarefas:o recebimento de recursos será seguido pela distribuição do mesmos às pessoas que utilizarão os recursos. Para o controle dos recursos será organizada a Matriz de Responsáveis e Tarefas que nada mais é que um documento que descreve as atividades/tarefas dos envolvidos no projeto.
- Controle dos Recursos
- Entradas
- Matriz de Responsáveis e Tarefas:Matriz de Responsáveis e Tarefas que nada mais é que um documento que descreve as atividades/tarefas dos envolvidos no projeto.
- Plano de Gestão de Recursos:definição de época para entrada dos recursos ao longo do projeto, define seus usuários e destinatários bem como sua guarda e possível devolução dos recursos caso não tenham sido utilizados.
- Recursos e Atividades
- Relatório de Desempenho e Software de Gerenciamento de Projeto:são documentos contendo dados de medição dos processos tais como medição, exame, ensaio, verificação com calibres ou padrões, de uma ou mais características de uma entidade e a comparação dos resultados.
- Saídas
- Remanejamento de Recursos, Ações corretivas e preventivas, Documentação Complementar, Lições Aprendidas: remanejamento de recursos de uma atividade para a outra para beneficio do cronograma gerando assim lições aprendidas nos processos.
- Desmobilização
- Entradas
- Matriz de Responsáveis e Tarefas:Matriz de Responsáveis e Tarefas que nada mais é que um documento que descreve as atividades/tarefas dos envolvidos no projeto.
- Plano de Gestão de Recursos:definição de época para entrada dos recursos ao longo do projeto, define seus usuários e destinatários bem como sua guarda e possível devolução dos recursos caso não tenham sido utilizados.
- Recursos e Atividades
- Relatório de Desempenho e Software de Gerenciamento de Projeto:são documentos contendo dados de medição dos processos tais como medição, exame, ensaio, verificação com calibres ou padrões, de uma ou mais características de uma entidade e a comparação dos resultados.
- Saídas
- Devolução dos Recursos e Documentação Complementar: Devolução dos recursos para os demais fornecedores e setores da empresa bem como a documentação complementar.
Atividade Objetiva 2 (com Respostas as atividades)
Questão 1: Considerando-se que as gestões específicas em projetos são tratadas como processos, “os objetivos definidos para um projeto”, na gestão de recursos, podem ser definidos como:
a. Uma entrada.
b. Um recurso.
c. Uma atividade.
d. Uma Saída
Questão 2: No Planejamento dos Recursos, a fonte de informação que apresenta a distribuição desses recursos por todo o projeto é:
a. a definição do escopo.
b. a EAP (EDT).
c. a saída da Gestão de Riscos.
d. o documento preliminar do Projeto.
Questão 3: Segundo nosso autor de referência, a Gestão do Tempo compreende cinco processos. O processo no qual o “detalhamento dos objetivos e metas” deve ser realizado é:
a. Definição das atividades.
b. Sequenciamento das atividades.
c. Estimativa da duração das atividades.
d. Desenvolvimento do cronograma.
Questão 4: Marcos e metas em um projeto podem ser correlacionados, pois,
a. estão presentes no plano de gestão de recursos.
b. são os elementos balizadores dos resultados da fase de concepção.
c. os marcos controlam, efetivamente, os resultados de um projeto.
d. estabelecem a rede de atividades de um projeto.
Questão 5: No sequenciamento das atividades, podemos identificar quatro possíveis relações entre elas.
Para a representação acima, a relação possível é:
Escolha uma:
a. Término ao início.
b. Término ao término.
c. Início ao término.
d. Início ao início.
Questão 6: A partir do Diagrama de Precedência a seguir e utilizando as notas de aula, calcule a duração do projeto por ele representado, em horas. (OBS.: Considere um dia como de 8h de trabalho.)
Com base no cálculo realizado, as atividades flutuantes são:
a. A, D e F.
b. C, B e F.
c. A, B, E e G.
d. C, D e F.
Bibliografia:
Valeriano, Dalton. Gerenciamento Estratégico e Administração por Projetos. São Paulo:
Makron Books, 2005.
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